1.各機關依照管理程序而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件。（檔案法第2條）
2.各機關處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料及其附件，包括文書、圖片、紀錄、照片、錄影（音）、微縮片、電腦處理資料等。（檔案法施行細則第2條）

 檔案應用係指民眾向各機關申請閱覽、抄錄或複製檔案及機關提供應用之相關作業及程序，包括檔案應用申請、申請審核及回覆、準備檔案、閱覽抄錄或複製檔案、還卷及檔案應用統計事項。

申請人閱覽、抄錄或複製檔案時，應出示審核通知書及身分證明文件並完成登記程序後，由本所專人陪同至指定之檔案閱覽處所應用檔案。

 檔案之應用以提供複製品為原則，核准應用之檔案如僅其中一部分有限制公開或提供之情形，應採「分離原則」，去除不得公開部分，就其他部分公開或提供之。

1.應用本所檔案應先填具申請書並載明下列事項：
(1) 申請人之姓名、出生年月日、身分證明文件字號、住（居）所及聯絡電話。
如係法人或其他設有管理人或代表人之團體，其名稱及管理人或代表人之姓名、出生年月日、身分證明文件字號、住（居）所及聯絡電話。
(2) 有代理人者，其姓名、出生年月日、身分證明文件字號、住（居）所及聯絡電話；如係意定代理者，並應提出委任書；如係法定代理者，應敘明其關係。
(3) 檔號或文(編)號。
(4) 檔案名稱或內容要旨或其他可供查詢之資訊。
(5) 申請項目。
(6) 有使用檔案原件之必要者，其事由。
(7) 申請目的。
(8) 申請日期。

2.申請書送達方式得以親自持送或書面通訊為之，本所網站並提供申請書下載服務。

 檔案有涉及下列情形之一者，本所得拒絕申請：

申請人閱覽、抄錄或複製檔案，應保持檔案資料之完整，並不得有下列各款行為：
1.添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。
2.拆散已裝訂完成之檔案。
3.以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。
4.未經許可擅自持卷宗資料之一部分或全部帶離閱覽處所。
5.攜帶食物、飲料、刀片、墨汁及修正液等易污損或破壞檔案之物品。